Toekomstige activiteiten

Houd er rekening mee dat geplande vergaderingen op toekomstige dagen kunnen worden overschreven. Dit kan gebeuren wanneer een nieuwe planning wordt gegenereerd op een dag met een ingeplande vergadering.

Toekomstige activiteiten helpen dit probleem aan te pakken door gebruikers in staat te stellen toekomstige taken op een efficiëntere manier te plannen en beheren. Bij het genereren van een nieuw schema overschrijft de automatische schemagenerator doorgaans geen bestaande toekomstige activiteiten. Zo weet u zeker dat uw geplande activiteiten doorgaan.

Toekomstige activiteiten worden alleen ondersteund bij het genereren van schema's met meerdere vaardigheden. Ze zijn niet beschikbaar bij het genereren van schema's voor enkele-vaardigheidconfiguraties.

Houd bij het gebruik van de activiteit voor een gedeeltelijke dagtoekomst rekening met het volgende:

  • Open dienstactiviteit: De toekomstige activiteit heeft altijd voorrang en kan niet worden overschreven.

  • Gesloten dienstactiviteit:

    • De activiteit met de hoogste prioriteit heeft voorrang.

    • Als de dienstactiviteit van het type Pauze of Lunch is en de dienst en toekomstige activiteiten dezelfde prioriteit hebben, dan krijgt het type Pauze of Lunch voorrang.

    • Als de dienstactiviteit niet van het type Pauze of Lunch is, dan krijgt de volgende activiteit voorrang bij gelijke prioriteiten.

Ideale momenten om toekomstige activiteiten te gebruiken zijn wanneer:

  • U hebt al een schema gegenereerd en u bent niet van plan dit opnieuw te genereren.

  • U hebt nog geen schema gegenereerd.

Gebruik de Vergaderingplanner wanneer u al een planning hebt gemaakt en deze opnieuw wilt genereren.

Nadat ze zijn gegenereerd, kunnen deze toekomstige activiteiten alleen nog worden bewerkt of verwijderd met Planningbeheer.

Om een toekomstige activiteit te plannen:

  1. Klik op de app-kiezer pictogram voor app-kiezer en selecteerWFM.

  2. Klik op Planningbeheer.

  3. Klik op Instellingen afbeelding van actie-icoon en selecteer Toekomstige activiteiten.

  4. Selecteer de activiteit, en stel de duur in.

  5. Kies de Startdatum en Tijd voor de vergadering en definieer de Tijdzone.

  6. Selecteer Herhalen om terugkerende vergaderingen in te stellen.

    1. Selecteer de Frequentie. De frequentie kan Eenmaal, Dagelijks of Wekelijks zijn.

      Als u een terugkerende vergadering selecteert, ontvangt u een e-mail wanneer de planning is voltooid.

    2. Selecteer het terugkerende patroon en de einddatum. De einddatum van de vergadering mag niet meer dan 3 maanden na de begindatum van de vergadering liggen.

  7. Klik op Instellingen en selecteer de werknemers voor wie u de activiteit wilt aanmaken.

  8. Klik op Planning. De activiteit wordt toegevoegd aan de planning van de medewerkers.

Kiezen tussen Vergaderingplanner en toekomstige Activiteiten

Vergaderingplanner en Toekomstige Activiteiten lijken qua gebruikersinterface op elkaar, maar ze dienen verschillende doelen. Als u de verschillen begrijpt, kunt u gemakkelijker het juiste hulpmiddel voor uw planningsbehoeften kiezen.

Vergaderingplanner

Gebruik Vergaderingplanner wanneer er al diensten zijn gegenereerd.

  • Hiermee kunt u handmatig ad-hocvergaderingen plannen, met vaste of flexibele planning, bovenop bestaande diensten.

  • Heeft geen interactie met de automatische schemagenerator.

  • Vergaderingen die gepland zijn op dagen zonder diensten, kunnen worden overschreven als de automatische planning later wordt gegenereerd.

Gebruik Vergaderingplanner wanneer u al diensten voor volgende week hebt gegenereerd en u tijdens een van die diensten een teamvergadering wilt toevoegen.

Toekomstige activiteiten

Gebruik Toekomstige Activiteiten wanneer er nog geen diensten zijn gegenereerd.

  • Hiermee kunt u activiteiten vooraf plannen, zelfs voordat de diensten zijn aangemaakt.

  • Integreert met de automatische schemagenerator.

  • Past prioriteitsregels voor activiteiten toe om te bepalen welke activiteit behouden blijft in geval van conflicten.

  • Activiteiten worden beschermd tegen verlies tijdens het opnieuw genereren van het schema.

Gebruik Toekomstige Activiteiten wanneer u trainingssessies moet plannen voor een toekomstige datum waarop momenteel geen diensten beschikbaar zijn.

Functie

Wanneer te gebruiken

Werkt met automatische schemageneratie?

Beschermd tegen Overschrijven?

Zijn er activiteitsprioriteiten toegepast?
Vergaderingplanner Wanneer er al diensten bestaan en u hier vergaderingen aan wilt toevoegen. Nee Nee (wordt overschreven als er later diensten worden gegenereerd) Nee
Toekomstige activiteiten Wanneer er nog geen diensten zijn en u activiteiten van tevoren wilt plannen. Ja (Prioriteiten in overweging genomen) Ja (voorrangsregels zijn van toepassing) Ja

  • Als er een dienst bestaat, gebruik dan Vergaderingplanner.

  • Als er geen dienst bestaat, gebruik dan Toekomstige Activiteiten.

Toekomstige Activiteiten en prioriteitsbehandeling

Wanneer een toekomstige activiteit overlapt met een bestaande dienstactiviteit na het genereren van het schema, gebruikt het systeem twee factoren om te bepalen welke activiteit wordt weergegeven:

  • Activiteitsprioriteit

  • Open Attribuut

Overlapscenario's en Uitkomsten

scenario

Toekomstige activiteit

ploegendienstactiviteit

resultaat
1 Exacte overlapping Niet breken, gesloten

  • Hogere of gelijke prioriteit → Toekomstige activiteit behouden

  • Lagere prioriteit → Toekomstige activiteit verwijderd
2 Gedeeltelijke overlapping, lagere prioriteit Pauze, hogere prioriteit, gesloten Toekomstige activiteit gedeeltelijk zichtbaar; Pauze volledig zichtbaar

3

 Exacte overlapping, lagere prioriteit Pauze, hogere prioriteit, gesloten Toekomstige activiteit overschreven

4

 Exacte overlapping, gelijke prioriteit Pauze, Gesloten Toekomstige activiteit overschreven

5

Gedeeltelijke overlapping, hogere prioriteit

Pauze, lagere prioriteit, gesloten

 Toekomstige activiteit volledig zichtbaar; Pauze gedeeltelijk zichtbaar

6

Gedeeltelijke overlapping, gelijke prioriteit

Pauze, Gesloten

 Toekomstige activiteit gedeeltelijk zichtbaar; Pauze volledig zichtbaar
7 Exacte overlapping (elke prioriteit) Breken, openen Toekomstige activiteit niet overschreven
8 Exacte overlapping, hogere prioriteit Pauze, lagere prioriteit, gesloten Toekomstige activiteit niet overschreven
9 Exacte overlapping (elke prioriteit) Niet breken, openen Toekomstige activiteit niet overschreven
10 Gedeeltelijke overlapping Niet breken, gesloten

  • Hogere of gelijke prioriteit → Toekomstige activiteit volledig zichtbaar

  • Lagere prioriteit → Toekomstige activiteit gedeeltelijk zichtbaar; Shift volledig zichtbaar
11 Overlap (elke prioriteit) Breken, openen Toekomstige activiteit volledig zichtbaar; Pauze gedeeltelijk zichtbaar
12 Overlap (elke prioriteit) Niet breken, openen Toekomstige activiteit volledig zichtbaar; verschuiving gedeeltelijk zichtbaar

Belangrijke overwegingen

  • Prioriteit is alleen van belang als beide activiteiten zijn gemarkeerd als Gesloten.

  • Als de ploegenactiviteit Open is, wordt altijd de Toekomstige activiteit bevoordeeld.

  • Gedeeltelijke overlappingen kunnen ertoe leiden dat beide activiteiten gedeeltelijk zichtbaar zijn.